Miten työtilojen käyttöaste selvitetään ja miksi se on yrityksen kannattavuuden kannalta ratkaisevaa?

Yritysten toimitiloihin sitoutuu merkittävä määrä pääomaa. Samalla työn tekemisen tavat ovat muuttuneet: hybridityö, joustavat kohtaamistilat ja digitalisaatio ovat vähentäneet perinteisten työpisteiden tarvetta. Näiden muutosten keskellä yhä useampi organisaatio kysyy, kuinka tehokkaasti omia tiloja oikeastaan käytetään.

Työtilojen käyttöasteen selvittäminen on keskeinen osa toimitilastrategiaa ja usein ensimmäinen askel ennen tilamuutosta tai uutta toimistosuunnittelua.

Mitä käyttöaste tarkoittaa?

Käyttöaste kuvaa sitä, kuinka suuri osa työpisteistä, neuvottelutiloista tai yhteisistä alueista on aktiivisessa käytössä tietyllä ajanjaksolla. Käyttöastetta voidaan arvioida joko lyhyen havainnointijakson tai pitkäkestoisemman dataseurannan avulla.

Korkea käyttöaste ei aina ole tavoite. Tärkeintä on, että tilankäyttö vastaa työn tekemisen todellisia tarpeita: osa työstä vaatii rauhallisia keskittymistiloja, osa puolestaan vuorovaikutteisia yhteistiloja. Hyvin suunniteltu työympäristö perustuu tasapainoon.

Miten käyttöaste selvitetään?

1. Havainnointijakso paikan päällä

Ammattilainen kartoittaa tiettyinä ajankohtina, kuinka moni työpiste on käytössä, milloin tilat ruuhkautuvat ja missä syntyy käyttökatveita. Havainnointia tehdään eri viikonpäivinä ja eri vuorokaudenaikoina, jotta kokonaiskuva on mahdollisimman tarkka.

2. Anonyymi sensoridata tai kulunvalvonnan analyysi

Sensoriteknologia voi tuottaa pitkittäisdataa esimerkiksi työpisteiden, neuvotteluhuoneiden tai yhteistilojen käytöstä. Kun dataa tarkastellaan pidemmällä aikavälillä, voidaan tunnistaa selkeitä trendejä:

– mitkä tilat kuormittuvat liikaa
– mitkä tilat ovat lähes tyhjillään
– miten hybridityö vaikuttaa käyttöhuippuihin

3. Työntekijäkyselyt ja haastattelut

Käyttöaste sisältää myös laadullisen näkökulman. Työntekijöiden kokemukset kertovat, vastaavatko tilat tekemisen tapoja. Kyselyillä voidaan selvittää esimerkiksi koettu työrauha, tilojen toimivuus sekä toiveet uusia työskentelyympäristöjä kohtaan.

4. Tilan toiminnallinen analyysi

Suunnittelija yhdistää havainnot, datan ja käyttäjätiedon selkeäksi analyysiksi, joka kuvaa työnkulkujen tarpeita:

– minkä tyyppisiä työtiloja tarvitaan lisää
– mistä voidaan luopua
– miten tilarakennetta kannattaa muuttaa tulevaisuutta varten

Miksi käyttöasteanalyysi on niin tärkeä?

1. Kustannustehokkuus paranee

Toimisto on usein yrityksen kolmanneksi suurin kuluerä henkilöstön ja IT-kustannusten jälkeen. Kun käyttöaste tunnetaan, voidaan tila mitoittaa tarkasti todellista tarvetta vastaavaksi, tämä voi tuottaa huomattavia säästöjä niin neliömetrien kuin ylläpitokulujen osalta.

2. Tilat tukevat työn tekemistä paremmin

Analyysin avulla voidaan tunnistaa, millaiset tilaratkaisut parantavat työn sujuvuutta, yhteistyötä ja keskittymistä. Lopputuloksena on työympäristö, joka palvelee sekä yksilöitä että tiimejä.

3. Päätöksenteko muuttuu tietoon perustuvaksi

Käyttöastetieto vähentää arvailua. Yrityksen on helpompi tehdä päätöksiä esimerkiksi toimiston laajentamisesta, supistamisesta tai uudelleensijoittumisesta, kun päätösten perustana on selkeä, dataan pohjautuva analyysi.

4. Tilamuutokset toteutetaan tavoitteellisesti

Kun käyttöaste selvitetään ennen suunnittelua, koko tilamuutos perustuu täsmällisiin havaintoihin. Näin suunnittelusta tulee tehokasta, ja projektin lopputulos palvelee organisaatiota pitkälle tulevaisuuteen.

Yhteenveto

Työtilojen käyttöasteen selvittäminen on kriittinen osa onnistunutta toimitilasuunnittelua. Se tuottaa arvokasta tietoa työn tavoista, tilojen toimivuudesta ja siitä, miten toimitilat voitaisiin järjestää uudelleen tehokkaammin ja kustannustehokkaammin.

Kun käyttöaste yhdistetään asiantuntevaan analyysiin ja suunnitteluun, yritys saa tilat, jotka tukevat työntekoa, henkilöstön hyvinvointia ja liiketoiminnan kasvua.

Autamme yrityksiä läpi koko prosessin selvitystyöstä aina mahdollisen muutoksen läpivientiin saakka.